Operación paperless: 10 acciones estratégicas para un emprendimiento digital

Operación paperless: 10 acciones estratégicas para un emprendimiento digital

La pandemia nos ha puesto a prueba en todos los niveles, desde el ámbito personal hasta la transformación de nuestras empresas. Y resulta emocionante, frustrante pero sobre todo lleno de aprendizajes. 

 

Si como nosotros, la forma de trabajo de tu empresa también está cambiando, aquí te dejo 10 acciones estratégicas para empezar a abordar la transformación de tu emprendimiento a una operación digital y paperless.

 

Nosotros decidimos hacer esta transformación a partir de la tecnología que estaba a nuestro alcance, particularmente a través de G suite, el productor de uso empresarial colaborativo empleado por nuestra organización.

 

 

  1. Establece metas a corto plazo para la mejora continua de tu empresa: este consejo nos lo dio Juan Orrante (CIO, Farmacias Guadalajara y Consejero de Smart Environment en el programa de aceleración enlace+), quien, en nuestra obsesión por implementar un Sistema de Gestión de Calidad completo ¡a la de ya!, nos sugirió optar por pequeños cambios que en el corto plazo eficientaran nuestra operación en lugar de burocratizarla. Para ello, considera cuáles son tus procesos más críticos, qué áreas se involucran y a continuación te compartimos otros tips de cómo transformar estos procesos, esperamos sean de utilidad.
  2. Crea, almacena y comparte contenido en línea: En lugar de hacer uso de recursos impresos, guarda y gestiona archivos digitales como imágenes, vídeos, presentaciones ejecutivas, etc. A través de la aplicación Drive podrás compartir con tus colaboradores internos y externos todo tu contenido de forma fácil y segura.
  3. Traza calendarios y fechas importantes para tu organización: Desde el pago a proveedores hasta la gestión de calendarios de actividades estratégicas como eventos, a través de la aplicación Calendar podrás acceder, compartir y gestionar recordatorios con quién tú decidas esas fechas clave para tu empresa.
  4. Trabaja sobre documentos colaborativos de forma permanente y regresa a versiones anteriores cuando sea necesario: Sabemos que el trabajo en equipo es, hoy más que nunca, clave para el éxito de tus proyectos. Es por ello que podrás usar herramientas como Hoja de Cálculo, Documentos o Presentaciones (todos en Drive) y trabajar con tus colaboradores sin importar la distancia, con la posibilidad de acceder a la versión que querías de cada documento colaborativo.
  5. Comparte la versión PDF de tus documentos en todo momento: Porque sabemos que no siempre podemos compartir documentos editables o colaborativos a todos nuestros stakeholders, existe la posibilidad de compartirlos en versión PDF con la finalidad de brindar la información sin arriesgar aquellas versiones que son editables. 
  6. Comparte recursos  con tu equipo de trabajo en un micrositio dedicado a ello: Compila y comparte información estratégica a tus colaboradores y aliados a través de Sites. La ventaja: no necesitas saber absolutamente nada de programación para realizarlo. Nosotros por ejemplo, decidimos compartir información con nuestros clientes, proveedores y colaboradores a través del micrositio Crece Digital.
  7. Capacita a tus nuevos colaboradores en donde sea y cuando sea: Ya sea a través de Drive, Sites o videollamadas por Hangout utiliza las herramientas de G suites para compartir los insumos y entrenamiento necesario con tus colaboradores sin romper el distanciamiento social.
  8. Utiliza formularios en línea, en lugar de encuestas físicas: Ya sea por mejora continua, satisfacción de tus clientes o porque realizas un estudio de mercado, emplea la aplicación Forms para hacerlo de forma digital, esto te permitirá conocer el momento preciso de las respuestas, estadística y hasta te arrojará una hoja de cálculo inicial lista para el procesamiento de datos que necesitas.
  9. Escanea de forma móvil archivos PDF y almacenalos de forma remota: Si eres usuario Android por default contarás con la aplicación en tu dispositivo, sino solo tienes que descargar Drive App. Una vez instalada la aplicación solo selecciona el ícono “Cámara/Camera” y a manera de fotografía te permitirá digitalizar los documentos que necesites, para almacenarlos de forma inmediata en la nube.
  10. Invierte en el proceso: Llevar a una empresa a ser paperless es un trabajo arduo que requiere de la inversión de recursos, principalmente tiempo. 

 

Sin embargo, de vez en cuando será necesario invertir en la tecnología y el talento que te ayuden a avanzar en el proceso. Si en esta acción estratégica sientes que estás un poco perdido, te diría que puedes empezar por habilitar la tecnología, para los ejemplos de este post en concreto sería pasar del uso de G suite en su versión gratuita (@gmail.com) a una versión corporativa, misma que se habilitará a través de tu dominio. Si deseas saber más acerca de cómo realizarlo, por favor, no dudes en contactarnos.

Pamela Hernández
No hay Comentarios

Publicar un Comentario

Comentario
Name
Email
Website